Loading...
HomeMy WebLinkAbout2023-071-1961_-_Amendment_to_Protocol_Manual_Council_Group_PhotoRESOLUTION NO. 2023-071-1961 A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF MIAMI GARDENS, FLORIDA, AMENDING THE PROTOCOL MANUAL, ATTACHED HERETO AS EXHIBIT “A”; PROVIDING FOR THE ADOPTION OF REPRESENTATIONS; PROVIDING FOR AN EFFECTIVE DATE. WHEREAS, on March 24, 2021, the Mayor and City Council approved Resolution No. 2021-027-3582 establishing the Protocol Manual, and WHEREAS, the Protocol Manual is designed to assist the City Council, Charter Officers, and Staff by memorializing existing policies, procedures, and the general way of doing things as it relates to matters involving the City, surrounding municipalities, as well as the public, and WHEREAS, Vice Mayor Katrina Wilson is proposing the City Council amends the protocol manual by creating section 2.5 Mayor and City Council Photos as follows, NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF MIAMI GARDENS, FLORIDA AS FOLLOWS: Section 1: ADOPTION OF REPRESENTATIONS: The foregoing Whereas paragraphs are hereby ratified and confirmed as being true, and the same are hereby made a specific part of this Resolution. Section 2: AMENDMENT: The City Council of the City of Miami Gardens hereby amend by adding Section 2.5 as follows: 2.5. MAYOR AND CITY COUNCIL OFFICIAL GROUP PHOTO This section provides the official position of each Council Member for Mayor and City Council Official Group Photo. City Council Official Group Photo taken at City Council Meetings, City sponsored events, or any ceremonial commemoration of an individual, event, or matter shall have the Mayor and City Council positioned in the following order:  The Mayor will be in the center of the photo. Should the Mayor be absent, the Vice Mayor will assume the Center position. All remaining Council Members will stand in the order of the dais. This section does not preclude Council Members from taking individual or customary photos prior or after the Official Mayor and City Council Photo. DocuSign Envelope ID: D65915E1-5B27-49F9-8244-320614E18753 Page 2 of 2 Resolution No. 2023-071-1961 Section 3: EFFECTIVE DATE: This Resolution shall take effect immediately upon its final passage. PASSED AND ADOPTED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF MIAMI GARDENS AT ITS REGULAR MEETING HELD ON. ________________________________ RODNEY HARRIS, MAYOR ATTEST: ________________________________ MARIO BATAILLE, CMC, CITY CLERK PREPARED BY: SONJA KNIGHTON DICKENS, CITY ATTORNEY SPONSORED BY: VICE MAYOR KATRINA WILSON Moved by: Councilman Stephens Seconded by: Councilwoman Campbell VOTE: 7-0 Mayor Harris Yes Vice Mayor Wilson Yes Councilwoman Campbell Yes Councilwoman Ighodaro Yes Councilwoman Julien Yes Councilman Leon Yes Councilwoman Stephens, III Yes DocuSign Envelope ID: D65915E1-5B27-49F9-8244-320614E18753 Page 1 of 11    1. INTRODUCTION AND OVERVIEW    1.1. PURPOSE OF PROTOCOL MANUAL    This Protocol Manual is designed to assist the City Council, Charter Officers and Staff by  memorializing existing policies, procedures, rules and regulations directly related to City  business, interactions with surrounding municipalities, as well as the general public. The  relationship between the Mayor, City Council, Charter Officers (City Manager, City Clerk, City  Attorney) and Staff is thoroughly defined in the City Charter and should be adhered to at all  times.  Additional purposes of this manual include, but are not limited to, the improvement of  efficient and effective City Council/staff relations. The productivity of City business is greatly  enhanced by the agreement of City Council, Charter Officers, and staff to abide by all practices.  This manual should be viewed as an instructive source of guidance where practices are  documented and expectations are clarified. Practices and expectations will vary as  circumstances arise. City Council will review and revise this manual accordingly, as a body. 1 As  used herein, unless the context dictates otherwise the term “Council member” shall include  members of the City Council and the Mayor as outlined in Section 2.2 of the Charter.     1.2. MAYOR‐COUNCIL‐MANAGER FORM OF GOVERNMENT    The City Charter here‐in referred to as “the Charter” acts as the City's Constitution. It outlines  the form of government, and establishes the organizational structure of the City.  The City of  Miami Gardens was established with a Mayor‐Council‐Manager form of government, which  means the Mayor, City Council, and the City Manager all have distinct authority as outlined in  the Charter.  In addition, the Charter provides and outlines the roles of the Charter Officers.     The Mayor serves as the presiding officer and chair of all meetings of the City Council.  The Mayor  is also recognized as head of the Government for all ceremonial purposes, for purposes of  military law, and for service of process.  Additional specific responsibilities of the Mayor can be  located in Section 2.1 of the Charter.     During the absence or incapacity of the Mayor, the Vice Mayor shall have all the powers,  authority, duties and responsibilities of the Mayor.     An elected City Council serves as the City’s primary legislative body whose core functions include  establishment of policy, budget approval, tax rate determination, etc.  The City has a City  Manager whose primary functions include, but are not limited to oversight of day‐to‐day    1 The issues addressed in this publication are often complex and subjective in nature.  This manual is intended to be a guide  and in no manner a substitute to the City’s Charter, Code of Ordinance, or any counsel, guidance, or opinion of the City  Attorney.  Page 2 of 11    municipal functions, budget preparation and implementation and enforcement of policy and  legislative initiatives of the City Council. The City Manager is also responsible for all personnel  related matters of the Office of the City Manager. The City Attorney is the Chief Legal Advisor to  the City Council and City Staff.  The City Attorney is also responsible for all personnel related  matters of the Office of the City Attorney. The City Clerk is the records custodian of the City, the  Supervisor of Elections, manages the advisory boards and commissions, coordinates  advertisements and public notices, along with other related duties. The City Clerk is also  responsible for all personnel related matters of the Office of the City Clerk.  Section 4.2 prohibits the City Council and any of its members from dictating the appointment or  removal of any City employee, whom the City Manager or any of his subordinates are  empowered to appoint, and only authorizes guidelines to be made to the City Manager and the  City Attorney.  It also prohibits individual City Council members from making demands to the  City Manager.  City Council members can however, discuss City business with the City Manager.2     2. MAYOR AND CITY COUNCIL MATTERS    2.1. INTERGOVERNMENATL RELATIONS    Intergovernmental relations are conventionally defined as the processes and institutions  through which governments within a political system interact. For purposes of this manual  intergovernmental relationships are defined as interactions between the City and other  governmental entities such as Miami Dade County, the State of Florida, Miami‐Dade County  School Board, neighboring Municipalities, etc. Several of the Mayor and City Council members’  legislative functions will involve coordination with other governmental entities regarding the  delivery of services to constituents, especially where those residential areas overlap.      Section 2.1 of the City Charter specifically provides language that states the Mayor shall be  recognized as head of the City government for all ceremonial purposes and officially designated  to represent the City in all dealings with other governmental entities.  Furthermore, the Mayor  shall execute contracts, deeds and other documents of behalf of the City as authorized by the  Council.     Therefore, all dealings with governmental entities as defined above, must be through the Office  of the Mayor. If the Mayor chooses, he or she can designate City Council Members, the Manager  and/or the City Attorney to deal with the governmental entities.  The Mayor may designate the  Vice Mayor and/or any City Council Member to represent the City for ceremonial purposes.         2 Article IV of the City’s Charter provides a prohibition to the City Council concerning interference with administration.  Page 3 of 11    2.2. MAYOR AND CITY COUNCIL STAFF SUPPORT    Legislative staffing and support to the Mayor is provided by the Office of the City Manager.   Legislative staffing and support to City Council is provided by the Office of the City Clerk.   Therefore, the City Manager will designate the individual(s) assigned to staff the Mayor and the  City Clerk will designate the individual(s) assigned to staff City Council Members.  While legislative  staff members work closely with their assigned elected official, legislative staff members have a  direct report to their immediate supervisor whether it be through the Office of the City Manager  or the Office of the City Clerk.  The Mayor and City Council members do not have supervisory  authority over legislative staff support employees, however the City Manager and City Clerk may  delegate certain day‐to‐day authority to the Mayor and City Council over assigned legislative staff  support employees as deemed necessary and appropriate to complete day‐to‐day functions.  The  Mayor and City Council may freely express with the City Manager and the City Clerk any concerns  that are directly related to the appointment and/or removal of legislative staff employees  assigned to assist their Offices. The Mayor and City Council shall not in, any manner, dictate the  appointment and removal of any legislative staff and/or employee.      Support from assigned legislative staff  will include but is not limited to: preparation of agenda  items, preparation of correspondence and reports, coordinating meetings, planning and  coordination of events, submission of Council request,  following up on Council request, staffing  elected officials at events, etc.  Legislative staff members shall not perform personal errands for  elected officials and shall not be requested to perform tasks on their own time without proper  notification and/or compensation.    2.3. USE OF THE OFFICIAL CITY LOGO    Section 2.2 of the City of Miami Gardens Code of Ordinance provide for the official logo of the  City as the City’s identifying symbols which is on file with City Clerk’s Office and should be used  whenever it is necessary for the City to identify equipment, facilities, documents, etc.  In  addition, it shall be unlawful and a violation of Section 2.2 of the Code of Ordinances for any  person to print for the purpose of sale or distribution or advertisement, circulation, publishing,  use of offer for sale, any letters, papers, documents or items of merchandise containing city  logos, or simulate the official logos of the city without the expressed written authorization of  the City Manager or City Council.    Any City Council member requesting the utilization of the City’s logo must do so in written form  to the City Manager or by Agenda Item to the City Council.           Page 4 of 11    2.4. PROCLAMATIONS, COMMENDATIONS, AND KEYS TO THE CITY    Proclamations, Sympathy Resolutions, Commendations, and Keys to the City are ceremonial  commemoration of an individual, event, or matter.  The Mayor issues all ceremonial  commemorations.  They are not statements of policy and do not require the official approval or  action of Council.  All requests for these ceremonial commemorations are to be submitted in  writing to the Office of the Mayor.      2.5. MAYOR AND CITY COUNCIL OFFICIAL GROUP PHOTO  This section provides the official position of each Council Member for Mayor and City Council  Official Group Photo.  City Council Official Group Photo taken at City Council Meetings, City  sponsored events, or any ceremonial commemoration of an individual, event, or matter shall  have the Mayor and City Council positioned in the following order:     They Mayor will be in the center of the photo.  Should the Mayor be absent, the Vice  Mayor will assume the Center position.  All remaining Council Members will stand in the  order of the dais.    This section does not preclude Council Members from taking individual or customary photos  prior or after the Official Mayor and City Council Photo.       3. CITY COUNCIL REQUESTS    3.1. AGENDA ITEMS    Agenda Items sponsored by individual City Councilmembers must be requested no later than  thirty (30) calendar days prior to the meeting where the item will be placed on the Agenda.  In  some cases, additional time is required if the matter involves complex matters that require  significant involvement of the City Manager and/or City Attorney.  This would allow staff  adequate preparation time of the agenda item. Legislative staff will also be required to conduct  research and/or attend planning meetings based on the complexity of the subject matter.    The role of the Legislative Analyst (Analyst) is to staff and carry out the duties and initiatives of  the City Council Office in which they are assigned. Analysts are to prepare and submit agenda  cover memorandums on behalf of their assigned City Council member in a timely manner.   Consequently, Analysts should attend all agenda item preparation meetings with or on the  behalf of the City Council members to which they are assigned. That includes but not limited to  planning meetings with the City Manager, City Attorney, City Clerk, and/or designated staff from  Page 5 of 11    said offices.  Any Council sponsored agenda item submitted by the Analyst less than thirty (30)  calendar days must be accompanied by a draft Resolution/Ordinance for the City Attorneys’  Review.  There will be no additions of Council member sponsored items placed on the City  Council Agenda after the City Council Agenda has been published, unless they are deemed to be  an emergency as outlined below.     Emergency items may be added to an agenda in accordance with state and local law.  Emergency  items are only those matters immediately affecting the public health, safety and welfare of the  community, such as widespread civil disorder, disaster, pandemics, state of emergency, natural  disasters and other emergencies deemed severe in nature.  Details for adding an emergency  item to the agenda must be announced publicly at the meeting during order of business.     3.2. REQUESTS FOR INFORMATION    The City Manager is the information liaison between the City Council and City Staff who work  under the City Manager.  Request from Council members for information are to be directed to  the City Manager in writing through the Legislative Analyst/Councilmember to the City Manager’s  Office and/or designee.  If the responses to the requested information is deemed by the City  Manager to be of importance to other members of the City Council, the information requested  will be copied to all members of the Council so that each member may be equally informed.  The  sharing of information with the City Council is one of the City Manager’s highest priorities.     There are limited restriction regulating the sharing of information. The City has a legal obligation  not to release certain confidential and personnel information.  Similarly, certain aspects of Police  Department functions and investigations such as confidential information directly related to  certain crimes and open criminal investigations may not be available to members of the City  Council.     The City Manager will make every effort to respond within 24 to 48 hours to all requests for  information or assistance made by individual City Councilmembers.  At the discretion of the City  Manager, if the magnitude of the request, in terms of workload or policy, exceeds a reasonable  scope or expectation, the City Manager may decide it more appropriate that the request come  at the direction of the full legislative body.     3.3. REQUESTS FOR STAFF    Requests for staff assistance shall be submitted in writing to the Office of the City Manager  through the Legislative Analyst.  The City Manager will assign all requests to the appropriate staff  person(s) to be completed in a timely and professional manner.  The City Council shall not give  any request for information and orders to any staff under the direction of the Charter Officers,  unless expressly authorized by the Charter Officer.   Page 6 of 11      At the discretion of the City Manager, any staffing request deemed unreasonable or grand in  magnitude, either in terms of workload or policy will come at the direction of the full legislative  body. Any requests for staff that require overtime pay, shall come to the City Council for  approval.     3.4. COUNCIL SPONSORED EVENTS AND PROGRAMS    All City Council Sponsored Events, Policy and Programs must be approved by Resolution.  City  resources are not expendable at the direction of any individual members of the City Council.   Therefore, if any member of the City Council wish to utilize City resources for an event, policy,  and program, a Resolution approved by the City Council is required prior to the dedication or  expenditure of any City resources.  In addition, City partnership in community, cultural, or  charitable events including financial or in‐kind contribution must be approve by Resolution.  City  Councilmember(s) sponsoring the event, policy, and/or program shall be listed on promotional  material.     Events, programs, partnerships, and policy approved by the City Council to utilize City resources  may be advertised utilizing all City promotional mechanisms that do not incur additional costs,  unless specific additional expenditures are authorized by the City Council for promotion of the  event.  No promotional materials for any signature event utilizing City resources shall name any  individual member of the City Council unless the Resolution approved by the City Council  provides that authorization.     The above requirements do not apply to the following:     a. Community meeting hosted by individual members of the City Council in their official  capacity.  These meetings may be promoted utilizing any City promotional mechanism  that does not incur additional costs and they may be posted at City facilities.  The  likeness of the Councilmember hosting the meeting can be pictured in promotional  materials.     The Manager has purchasing authority.  That does not extend to hosting events unless  they are previously approved by the City Council.    The City Council may not request any employee of the City to volunteer or engage in any task  relating to an event on their personal time.  Opportunities for City employees to volunteer at  charitable, community, or cultural events may be communicated to employees only through the  Charter Officers.     Page 7 of 11    3.5. REQUEST FOR SERGEANT‐AT‐ARMS    The Sergeant‐At‐Arms is a group of police officers whose primary mission is to provide security  for the members of the City Council.  They operate under the supervision of the Police Chief.    They are responsible for providing security at City Hall and other locations where City  Councilmembers attend.  They will be assigned to Councilmembers who are traveling in their  official capacity.  The City Manager or his designee will also assign them to other details that are  in the best interest of the City, as determined.   Sergeant‐At‐Arms will not be used to run personal errands, drive Councilmembers to events that  are personal in nature, provide personal transportation for family member under any  circumstances, or in other situations that are obviously not a responsible use of the Sergeant‐At‐ Arms services.   The Legislative Analyst assigned to the Councilmember must submit all request for Sergeant‐At‐ Arms in writing to the City Manager’s Office Forty‐eight (48) hours prior to scheduling.    3.6. REQUESTS FOR COMMUNITY ENRICHEMENT TEAM (CET)    Community Enrichment Team (CET) Officers, specialize in working closely with community  members and local organizations to identify action steps that address community issues and  concerns in an effort to improve the quality of life for all residents. The CET Officers operate  under the direction of the Police Chief. CET Officers are not to be utilized in lieu of securing  adequate Off‐Duty Officers at City Council sponsored events.        Legislative Analysts must submit all request for CET Officers in writing to the City Manager  fourteen (14) days prior to scheduled event.    3.7. REQUEST FOR OFF‐DUTY OFFICERS    Off‐Duty Officers remain under the exclusive regulation and strict adherence to rules and  regulations of the Miami Gardens Police Department (MGPD). Requests for Off Duty detail shall  be submitted fourteen (14) working days prior to an event through the City Manager. All off‐duty  detail requests require approval through the chain of command. Chain of command approval  typically take five (5) business days to process.  Requests submitted less than fourteen (14)  working days may not be adequately staffed or approved. If MGPD is unable to fill any off duty  request, notification will be given forty‐eight (48) hours prior to the requested date of service.  There is a three (3) hour minimum requirement for off‐duty services and the fees must be  rendered in advance.    3.8. REQUEST FOR FLYERS/PROMOTIONS  Page 8 of 11      All flyer and e‐blast requests must be submitted to Public Affairs at least fourteen (14) calendar  days prior to the desired start date for marketing of an event. Legislative Analysts are to utilize  the following link to submit requests ‐    https://miamigardens.quickbase.com/db/bq5kjy4gb?a=nwr  Or visit www.mgpublicaffairs.info and click Request A City Service Request      3.9. REQUEST FOR CITY FACILITY USAGE AND CITY EQUIPMENT    All facility usage requests must be submitted fourteen (14) days prior to requested date of  service.  Each City Council member will be granted eight (8) facility uses per calendar year at the  Betty T. Ferguson Recreational Complex, Bunche Park, Senior Center, and Risco Park S.T.E.M.  Center facilities.  These uses must be for a City purpose and not for personal use of the  Councilmember or anyone else.  City equipment, including tents, tables and chairs, shall not be  transported for use at events that are not held on City property.     Legislative Analysts must utilize the link below to submit all requests for facility usage ‐    https://miamigardens.quickbase.com/db/bq5kjy4gb?a=nwr   Or visit www.mgpublicaffairs.info and click Request A City Service Request    3.10. POOL VEHICLES    The City Council and Legislative Analysts pool vehicles are assigned to the Office of the City Clerk.   Pool vehicles shall not be used for personal, recreational or leisure activities. Pool vehicles are to  be used for City Business Only.  Pool vehicles may not be taken beyond the established Tri‐County  area boundaries (Miami‐Dade, Broward and Palm Beach Counties). Any requests to use pool  vehicles beyond the established Tri‐County area must have the authorization of the City Manager  or designee.  All pool vehicles should only be parked overnight in designated parking areas for  pool vehicles at City Hall.  Only City Council members and employees who meet the driver  requirements, comply with the City’s pool vehicles fleet policies and procedures, and retain all  legally required licenses and credentials will be permitted to operate a City vehicle in the course  of conducting official City business.      4. CITY COUNCIL MEETING    The complete established uniform procedures for the conduct of City Council meetings can be  found in Chapter 2 ‐ Article II ‐ Division 2: “Rules of Procedure” of the City’s Code of Ordinance.   Page 9 of 11      Section 4.1 of the City’s charter provides the City Council shall hold at least 11 regular monthly  meetings in each calendar year at such times and places as the Council may prescribe.      For any issues of meeting procedure not otherwise directed in the City Charter, City Code or this  manual, Robert’s Rules of Order shall govern the proceeding of City Council meetings. Failure to  adhere to a procedural requirement of Robert’s Rules of Order shall not be grounds to invalidate  any action of the Commission that is otherwise lawful.  All meetings of the City Council shall be  held at such place designated by the City Manager subject to the approval of the City Council.   The City Clerk shall give public notice of all meetings in accordance with F.S. Ch. 286.      4.1. REGULAR CITY COUNCIL MEETING     Section 2‐49 of the City’s Code of Ordinance provides the City Council shall hold regular  meetings on the second and fourth Wednesday of each month at 7:00 p.m., except the day fixed  for any regular meeting may be changed by the City Council if the day is a designated legal  holiday. Unless otherwise determined by the City Council, all City Council meetings shall  commence at 7:00 p.m. and shall end no later than 12:00 midnight. No meeting of the city  council shall extend later than 12:00 midnight except upon the affirmative vote of the majority  vote of the members present at the meeting.    4.2. SPECIAL CITY COUNCIL MEETINGS  Section 2‐49 of the City’s Code of Ordinance provides special meetings may be held on the call of  the Mayor or upon the call of four (4) City Council members upon no less than forty‐eight (48)  hours' notice to the public or such shorter time as a majority of the City Council deems necessary  in case of an emergency affecting life, health, property or the public peace. Whenever a special  meeting is called, the request for the special meeting shall be made in writing and served upon  the city clerk.  4.3. SUNSHINE MEETINGS    Any time two (2) or more Council members communicate about any foreseeable matter that  may come before the City Council, it is a meeting under the Sunshine Law.  The following types  of communications qualify as a “Sunshine” meeting:     Face‐to‐face   Written correspondence   Telephone   Email  Page 10 of 11     Hand signals   Through an intermediary  All Sunshine Meetings of two or more Councilmembers must be called during City Council  Meetings under reports or by request to the City Clerk.  The announcement of the Sunshine  Meeting will include the members of the Council that will hold the meeting, subject matter, date,  time, and location.  The City Clerk will only publicly notice Sunshine Meetings that are announced  during City Council Meetings.    4.4. WORKSHOPS  The purpose of the City Council Workshops will be for the City Council to hear presentations and  reports and/or conduct discussions in order to provide the Charter Officers with direction on  matters that will require formal action at a Regular or Special Commission meeting in the future.   No official action on City business is taken in workshops.  Workshops do not generally include  public input, unless permitted by the Mayor as the presiding officer.     4.5. EXECUTIVE SESSIONS  Executive Session shall be preceded by a Special or Regular Council meeting, which will be  recessed for the Executive Session. At the conclusion of the Executive Session, the Special or  Regular Commission meeting will reconvene.  No member of the City Council shall disclose to any  person, orally or in writing, any information learned, or matters discussed at the Executive  Session.  Due to the highly confidential and sensitive nature of matters discussed during Executive  Sessions, notes taken by all persons in attendance at Executive Sessions and documentation and  materials distributed at such Sessions shall be privileged, given to the Charter Officer(s) at the  conclusion of the Executive Session.  All records of an Executive Session shall be kept in a  confidential file until the privacy of the Executive Session privilege no longer applies.    4.5.1. EXECUTIVE SESSION ‐ COLLECTIVE BARGAINING  Pursuant to the City’s Charter, the City Manager is responsible for the Administration of all affairs  of the City and supervision of departments. As the chief negotiator in labor relations matters,  and in accordance with Florida Statutes Section 447.605, the City Manager may request that the  City Council meet in private to consider negotiations related to collective bargaining.    4.5.2. EXECUTIVE SESSION ‐ LITIGATION  Page 11 of 11    The City Attorney when necessary calls Executive Sessions. Pursuant to Florida Statutes  286.011(8), the City Attorney may request an attorney‐client Executive Session for the purposes  of litigation to consider strategy and possible settlement of cases.    4.6. ZONING MEETINGS/QUASI JUDICIAL HEARINGS    Section 34‐44 of the City’s Code of Ordinance provides the procedures for Quasi‐judicial  proceedings.  These proceedings occur when the City Council considers applications for  rezoning, variances, conditional use permits, design review approvals or other requests where  there is an impact on a limited number of persons or property owners, or identifiable parties  and interests.  Such decisions are contingent on facts arrived at from distinct alternatives  presented at a hearing, and where the decision occurs as the result of the City Council acting in  its legislative capacity, i.e. making law.    When the City Council hears zoning items, it is important to remember that these items cannot  be denied, simply because the City Council does not want to see the project be developed. It is  important that the standards as outlined in the Zoning Code are applied to the project and that  the rationale behind denying an application is clearly laid out so that the actions can be defended  in court.  These decisions must be supported by what is known as “competent substantial  evidence” in the record.    The City of Miami Gardens has adopted what is known as the Jennings Rule.  This means that  members of the City Council are not prohibited from having discussion with applicants about  their applications, prior to the City Council meeting.  However, if a member of the City Council  engages in these conversations at the hearing on the application, the Councilmember must  disclose the communication, the identity of the person, group or entity with whom the  communication took place, and such information must be made a part of the record prior to a  final vote on the matter.  Council members should also indicate whether their discussions would  have an effect on their ability to be unbiased in their decision‐making.    4.7. CITY COUNCIL AGENDA    Section 2‐51 of the City’s Code of Ordinance provides the procedures for setting the City Council  Agenda.  There shall be an official agenda for every meeting of the City Council.  The City  Manager and/or clerk shall be responsible preparing an agenda for each meeting. The agenda in  advance of the meeting as time for preparation will permit.  Only City Councilmembers or  Charter Officers may place items on the Agenda. The City Clerk shall establish a consent agenda  for the adoption of resolutions and other items upon the advice and recommendation of the city  manager, and approval of the Mayor. However, each member of the City Council shall have the  authority to place self‐sponsored items on the consent agenda without prior approval.