Loading...
2012-139-1734 - P.O. to URS Corp  1515  NW  167  Street, Building  5  Suite  200    Miami  Gardens, Florida  33169    City of Miami Gardens Agenda Cover Memo Council Meeting Date: September 12, 2012 Item Type: (Enter X in box) Resolution Ordinance Other X Fiscal Impact: (Enter X in box) Yes No Ordinance Reading:(Enter X in box) 1 st Reading 2 nd Reading X Public Hearing:(Enter X in box) Yes No Yes No Funding Source: CITT/Developer Advertising Requirement:(Enter X in box) Yes No X Contract/P.O. Required: (Enter X in box) Yes No RFP/RFQ/Bid #:NA X Strategic Plan Related (Enter X in box) Yes No Strategic Plan Priority Area: Enhance Organizational Bus. & Economic Dev Public Safety Quality of Education Qual. of Life & City Image X Communication Strategic Plan Obj./Strategy: (list the specific objective/strategy this item will address) X Sponsor Name Dr. Danny O. Crew, City Manager Department:Capital Improvements  Short  Title:  A  RESOLUTION  OF  THE  CITY  COUNCIL  OF  THE  CITY  OF  MIAMI  GARDENS, FLORIDA, AUTHORIZING  THE  CITY  MANAGER  TO  ISSUE  A  PURCHASE  ORDER  TO  URS  CORPORATION  TO  DESIGN  NORTHWEST  25TH  AVENUE  TO  IMPROVE  ACCESS  FOR  THE  MIAMI  GARDEN  MUNICIPAL  COMPLEX, IN  THE  AMOUNT  OF  ONE  HUNDRED  FORTY ‐THREE  THOUSAND, EIGHT  HUNDRED  NINETY ‐SEV EN  DOLLARS  ($143,897.00), WHICH  INCLUDES  A  TEN  PERCENT  (10%) CONTINGENCY; PROVIDING  FOR  THE  ADOPTION  OF  REPRESENTATIONS; PROVIDING  FOR  AN  EFFECTIVE  DATE.  Staff  Summary:  Background :  ITEM K-18) CONSENT AGENDA RESOLUTION P.O. to URS Corp.   1515  NW  167  Street, Building  5  Suite  200    Miami  Gardens, Florida  33169   Miami  Gardens  contracted  URS  Corporation  (URS) for  the  design  and  construction  administration  of  the  new  Miami  Gardens  Municipal  Complex  (Resolution  No. 2010 ‐138 ‐1319). URS  has  completed  the  construction  documents  for  the  entire  facility. The  construction  of  the  City  Hall  building, Police  Department  building, Mechanical  building, Parking  Garage  and  the  Off ‐Site  Roadway  Improvements  were  awarded  to  Skanska  USA  Building  as  a  Guaranteed  Maximum  Price  #2  (GMP#2) agreement  (Resolution  No. 2011 ‐144 ‐1537). Included  in  the  off ‐site  scope  is  the  development  of  the  roadway  that  will  become  North  West  185 th  Terrace. The  main  entrance  into  the  City  Hall  building  and  the  Parking  Garage  will  be  oriented  from  NW  185 th  Terrace. The  volume  of  the  vehicular  traffic  into  and  out  of  the  garage  is  anticipated  to  create  congestion  at  the  intersection  of  NW  185 th  Terrace  and  NW  27 th  Avenue, especially  once  the  Cornerstone  housing  development  east  of  the  property  is  completed. It  is  important  to  create  additional  vehicular  routes  to  and  from  the  garage. The  best  way  to  accomplish  the  alternate  routes  for  the  Municipal  Complex  will  be  to  develop  the  City  owned  land  east  of  the  site  into  NW  25 th  Avenue. The  proposed  NW  25 th  Avenue  will  start  at  185 th  Terrace  and  intersect  NW  187 th  Street, NW  189 th  Street  and  terminate  at  NW  191 st  Street. There  is  an  existing  traffic  signal  located  at  the  intersection  of  NW  27 th  Avenue  and  NW  191 st  Street  which  will  control  traffic  in  all  directions. Current  Situation: The  City  has  received  a  proposal  from  URS  to  provide  professional  design  services  associated  with  the  development  of  NW  25 th  Avenue  from  NW  185 th  Terrace  North  to  NW  191 st  Street. The  URS  proposal  includes  all  surveying, geotechnical  testing, storm  water  drainage  plans, street  lighting  and  landscaping  required  for  the  roadway  design. The  proposed  fee  for  the  professional  services  to  develop  the  NW  25 th  Avenue  roadway  design  is  $130,815. The  anticipated  cost  for  the  construction  of  the  roadway  is  $1,264,814. Funds  for  the  design  and  construction  will  come  from  the  City  CITT  account  and  the  Cornerstone  Developer.  Proposed  Action:  It  is  recommended  that  the  City  Council  authorize  the  City  Manager  to  issue  a  purchase  order  to  URS  to  develop  the  NW  25 th  Avenue  Roadway  for  improved  access  for  the  Miami  Gardens  Municipal  Complex  in  the  amount  of  $143,897, which  includes  a  10% contingency.  Attachment:  Exhibit  A  – URS  Proposal  “Phased  Design  of  the  Extension  of  NW  25 th  Avenue”  URS Corporation 7650 Corporate Center Drive Suite 401, Miami, Fl 33126-1220 Tel: 305-884-8900 Fax: 305-884-2665 www.urscorp.com 7  September  2012   Brandan  DeCaro, RA  Director  of  Capital  Improvement  Projects  City  of  Miami  Gardens   1515  NW  167  St. Building  5, Suite  200  Miami  Gardens, FL   33169   RE:   Proposal  for  Additional  Services  associated  with  Phased  Design  of  the  Extension  of  NW  25 th  Avenue   Miami  Gardens, Florida     Dear  Mr. DeCaro:  URS  Corporation  (URS) is  pleased  to  submit  this  proposal  for  road  design  services  associated  with  the  extension  of  NW  25 th  Avenue  in  the  city  of  Miami  Gardens. URS  proposes  to  provide  this  scope  of  work  using  provisions  of  our  current  Professional  Services  Agreement  with  the  City  of  Miami  Gardens.  Scope:  URS  proposes  to  provide  phased  design  and  contract  documents  for  construction  of  a  boulevard  style  extension  of  the  existing  NW  25 th  Avenue  presently  terminating  at  the  east  of  the  new  NW  185 th  Terrace. The  design  will  be  similar  to  the  design  of  NW  185 th  terrace. The  following  phases  are  planned: Phase  One  – NW  185 th  Terrace  to  NW  189 th  Street  (approximately  1029  lineal  feet) Phase  Two  – NW  189 th  Street  to  NW  191st  Street  (approximately  1020  lineal  feet)  The  design  will  incorporate  all  applicable  standards  including  FDOT, Miami ‐Dade  County, Miami ‐Dade  Fire, and  PERA  requirements.   The  design  scope  will  include  roadway  design, street  lighting, and  landscape/hardscape  design. The  design  of  intersections  with  NW  185 th  Terrace, NW  187 th  Street, NW  189 th  Street, and  NW  191 st  Street  are  included. A  sketch  of  the  proposed  road  extension  and  intersections/connection  is  provided  as  Attachment  C.  We  propose  to  provide  these  work  packages  using  the  following  2  phases  of  service:  1) Design  Services  complying  with  Section  2.3  of  our  Professional  Services  Agreement   This  phase  will  be  comprised  of  Concept  Design, 50% Construction  Document  s, and  100% Construction  Documents. Moving  from  one  step  to  the  next  will  require  Owner  authorization.   2) Construction  Services  to  include  the  following  portions  of  contract  sections  2.4  through  2.11: shop  drawing  review, attend  bi ‐weekly  construction  meetings, review  and  approve  monthly  pay  requests, respond  to  RFI’s, negotiate  and  recommend  change  orders  if  needed, conduct  a  substantial  completion  inspection, generate  a  punch  list, and  conduct  a  final  inspection  (to  verify  that  punch  list  items  are  complete), prepare  of  Record  Drawings  from  the  Contractor’s  field  “as ‐built” notes, and  coordinate  final  Close ‐out  requirements.   URS  also  provides  the  following  3  necessary  areas  of  pre ‐design  services  with  this  proposal: 1. Site  Survey  – URS  proposes  to  use  Aylward  Surveying  to  complete  a  topographical  and  physical  feature  survey. This  will  be  done  with  sufficient  research, field  work, and  detail  to  develop  the  proposed  road  design.   2. Geotechnical  Report– Geotechnical  services  will  be  provided  by  URS. We  propose  to  provide  7 ‐ 10’ deep  soil  borings  spaced  along  the  centerline  of  the  proposed  roadway. This  testing  is  similar  to  that  required  for  FDOT  test  procedures. URS  will  also  provide  4  percolation  tests  along  the  roadway. Findings  from  these  tests  will  be  documented  in  a  final  report. This  is  a  geographical  area  of  poor  absorption  and  these  tests  will  be  critical  for  design  of  the  exfiltration  system. We  also  note  the  northern  portion  of  the  proposed  project  is  located  in  a  Flood  Zone  X  (See  Attachment  D).  3. Storm  Drainage  Plan  – URS  will  provide  the  services  necessary  for  this  study. We  will  do  necessary  the  research  and  calculations  to  develop  an  acceptable  storm  drainage  plan  for  the  project. This  is  a  CMG  Public  Works  and  PERA  requirement  and  will  be  an  essential  part  of  the  basis  of  design  for  the  physical  design  of  the  storm  water  exfiltration  system.  This  work  will  be  coordinated  with  the  GMP  2  – New  Municipal  Complex  package, specifically  the  Off ‐Site  Civil  drawings.   URS  has  not  included  provisions  for  a  Traffic  Study  or  Signalization.    Fees: URS  proposes  to  provide  these  services  and  deliverables  in  accord  with  the  Professional  Services  Agreement  dated  02 ‐25 ‐09, RFQ  # 08 ‐09 ‐006  Reso. # 2009 ‐37 ‐982. The  phased  design  services  are  primary  civil  engineering  in  nature. Fees  have  been  calculated  using  the  9% fee  from  our  agreement  and  the  anticipated  construction  for  each  phase. (See  Attachments  A  and  B)  These  services  will  be  provided  on  a  lump  sum  basis  with  periodic  invoices  provided  using  percentage  of  work  complete  to  determine  the  values. The  proposed  fees  by  phase  are  as  follows:  Phase  One     $55,550.00   Phase  Two    $58,265.00                  $113,815.00   Total  Fee     The  pre ‐design  services  will  be  invoiced  separately  and  at  the  conclusion  of  each  service  category  using  the  following  values:  1. Site  Survey     $4,500.00  2. Geotechnical  Report   $7,500.00  3. Storm  Water  Plan   $5,000.00   Reimbursable  expenses  will  be  limited  to  those  allowed  by  the  continuing  agreement. Such  expenses  will  be  discussed  with  and  approved  by  the  City  in  advance.  Any  agreed  reimbursable  expenses  will  be  invoiced  separate  from  the  professional  service  fees.  Schedule: URS  is  prepared  to  commence  work  immediately. A  preliminary  estimate  of  time  required  for  the  services  is  as  follows: 1. Pre ‐Design  services  3  weeks  2. Design   Concept  Plan  2  weeks   50% CD’s  4  weeks   100% CD’s  6  weeks  3. Construction  Services  6  months   4. Close ‐out  Services  4  weeks   Authorization: URS  will  consider  an  executed  Purchase  Order  from  the  City  of  Miami  Gardens  as  authorization  to  proceed.  URS  understands  that  time  is  of  the  essence  and  has  taken  initial  steps  to  implement  these  services  for  the  City  of  Miami  Gardens.   Should  you  have  any  question  regarding  this  proposal, or  require  additional  information, please  do  not  hesitate  to  contact  us.   Sincerely,   D. Timothy  Currey, RA, NCARB  Project  Manager   URS  Corporation