Loading...
2014-190-2169 - Flood Hazard PlanCity of Miami Gardens Agenda Cover Memo Council Meeting Date: 10/22/2014 Item Type: (Enter X in box) Resolution Ordinance Other X Fiscal Impact: (Enter X in box) Yes No Ordinance Reading: (Enter X in box) 1st Reading 2nd Reading X Public Hearing: (Enter X in box) Yes No Yes No X X Funding Source: Advertising Requirement: Yes No X Contract/P.O. Required: Yes No RFP/RFQ/Bid #: (Enter #) X Strategic Plan Related: Yes No Strategic Plan Priority Area: Enhance Organizational Bus. & Economic Dev Public Safety Quality of Education Qual. of Life & City Image Communication Strategic Plan Obj./Strategy: N/A X Sponsor Name: Cameron Benson City Manger Department: Development Services and Code Compliance     Short Title:    A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF MIAMI GARDENS, FLORIDA, APPROVING THE COMMUNITY RATING SYSTEM FLOOD HAZARD OUTREACH PLAN, ATTACHED HERETO AS EXHIBIT “A”; PROVIDING FOR THE ADOPTION OF REPRESENTATIONS; PROVIDING FOR AN EFFECTIVE DATE.   Staff  Summary    The City of Miami Gardens participates in the Community Rating System (CRS), which is part of the  National Flood Insurance Program.  Residents and Businesses located in flood hazard areas currently  enjoy a 20% discount on flood insurance premiums through participation in this Program. The City earns  credit for performing activities to better protect our community against the threat of flooding.    One of the credited activities in the CRS is to create an outreach and education plan to include input  from community stakeholders to determine the best ways to share the message of flood preparedness  with Residents and Businesses.  The plan includes steps that may be taken to direct the committee in  ITEM K-9) CONSENT AGENDA RESOLUTION Community Rating System Flood Hazard Outreach Plan finding the most effective ways to communicate this important message.  Another objective of this Plan  is to improve flood insurance coverage in different areas of the community.  Proposed Action:  It is recommended the Council approve the attached Plan     Attachment:    Community Rating System Flood Hazard Outreach Plan   DRAFT   Community Rating System Activity Proposal  Activity 332.c. Flood Hazard Outreach Plan  The City of Miami Gardens hereby creates a Flood Hazard Outreach Plan.  This Plan will be administered by a  Committee (Committee) comprised of different community stakeholders. The Committee has been created to  guide the design and transmittal of messages to the community helping residents with issues such as: Being  better prepared for flooding; Assisting homeowners in assessing their properties for flood protection  purposes; Stressing the importance of flood safety; Educating the community as to the benefits of natural  floodplains in the City; and Encouraging the purchase of flood insurance.  This Plan is meant to be dynamic;  therefore, messages and types of media may change based on findings of the Committee.  The Plan covers three main topics:   1. What types of flood protection messages does the Committee wish to disseminate, and what method  of outreach would be best?  2. How do we improve flood insurance coverage in our community?  3. What type of flood warning and response plan does the city have; and how do we convey the message  of City activities performed in advance of and during a storm event?  The document created from this Committee’s work has been developed according to a seven‐step planning  and public involvement process, which is described below.  Establish Committee    Affiliation  Mike Gambino   Floodplain Administrator (FA), City of Miami Gardens  Tele:    305.622.8000, Ext 2628  Email:    mgambino@miamigardens‐fl.gov    Natasha Louis‐Charles  Administrative Analyst, City of Miami Gardens  Tele:    786.279.1267  Email:    Nalexander@miamigardens‐fl.gov    Lashura Batten  Keep Miami Gardens Beautiful Coordinator  Tele:    305.279.1261  Email:    Lbatten@miamigardens‐fl.gov    Kathy Howington  Insurance Agent  Tele:    800.627.0000, Ext 4217  Email:    Katherine.Howington@bankersinsurance.com        Kerrith Fiddler   Resident of the City of Miami Gardens  Tele:  Email:    kfiddler@northmiamifl.gov     Brenda Harper   Resident of the City of Miami Gardens  Home phone    305.626.0949  Work phone   305.494.3423  Email:    bharper1221@yahoo.com    Maria Edwards  Branch Manager III, Dade County Federal Credit Union  Tele:    786.845.3271  Email:    maria.edwards@dcfcu.org     Assess the Community’s Public Information Needs    The Floodplain Administrator (FA) has compiled a list of target areas, based on demographics of the entire  community, chronically flooded areas in relationship to the flood hazard areas, development conditions, and  ages of the different parts of the community.  The FA has also taken into consideration communication  methods and materials already in existence, and the education and outreach efforts currently being  conducted in the community.  These existing efforts are listed in Appendix A.  Target Areas  The following consists of suggested target areas to conduct outreach.  The Committee may change, edit, add  or remove items from this list as the group progresses through the process.   Special Flood Hazard Areas   Areas with new or dense development   Repetitive loss areas   Older, pre‐FIRM neighborhoods with and without non‐compliant structures   Older business and commercial areas   Areas with natural features that contribute to flooding   Areas adjacent to the primary and secondary canal systems   Areas housing critical facilities   Areas with concentrations of senior citizens/ retired citizens   Areas with concentrations of low‐income residents    Subset of Target Areas    The FA has also identified four subsets of targeted areas identified based on specific issues these areas face:     Coconut Cay, west side of development: has poor percolation and suffers from increased flooding at  the start of heavy rain events, stormwater does eventually recede.   Riviera Trailer Park is a first area of evacuation in  the event of a wind or rain event   Residential basement area is an area with Pre‐FIRM structures built split level with basements.    West Andover is an area with Pre‐FIRM structures where Elevation Certificates have shown structures  lower than the BFE for that area.    Existing public information and outreach efforts      See Appendix A    Evaluation of other outreach messages being conducted in the community    The Committee will evaluate media such as PSA’s, flyers and brochures, and other media devices to see if they  may be economically and effectively used.     Formulate Messages    Public information messages needed for target audiences, and desired outcomes, are listed below.    Special Flood Hazard Areas    Topics:     Variety of flood protection messages  Outcomes:   Better overall flood preparedness by Residents and Businesses    Areas with new or  dense development    Topics: How new development can impact existing neighborhoods, the importance of  maintaining local drainage systems,  the importance of maintaining swales as  infiltration systems and the importance of keeping all stormwater runoff on  individually‐owned properties  Outcomes: Reduced flooding from more rain events, Residents working better together to  recognize and react to flood events, less stormwater flowing from one property  to another reducing the impacts on neighbors    Repetitive loss areas**  Topics: Need for investigation as to why repetitive losses are being filed, things you can  do to retro‐fit or otherwise protect your property, the importance of flood  insurance and the availability of grants.  Outcomes: Reduction, mitigation or elimination of repetitive losses    Older Pre‐FIRM   Structures  Topics: 50% rule, retrofitting and flood insurance rates, openings in areas below BFE,  pre‐FIRM vs Post‐FRIM rates, especially with BW12  Outcomes: More retrofits to structures, enhanced knowledge of Flood Insurance (FI) rates,  the improved hardening of buildings before an event to reduce damage and  knowledge of how improvements or damage affect structures   Older Business/  Commercial Areas   Topics: 50% rule, the importance of maintenance of older drainage systems, the  importance of proper landscaping and how to protect businesses from flooding  Outcomes: Better protected businesses, quicker recovery after a disaster, less flooding from  older systems    Areas with Flood‐Prone  Natural Features  Topics: How natural features can impact flooding, how to protect property and react to  such features  Outcomes: Less flood insurance claims, less damage to structures      Areas Adjacent to   Primary and Secondary   Canals  Topics: How the canal system works, importance of policing canal shores to remove  litter and debris, who is responsible for the systems, possible impact from banks  overtopping, prohibition of discharges to canals such as washing machine gray  water  Outcomes: Removal of illegal discharges to canals, awareness of litter control along banks,  calls made to appropriate authorities if canal banks overtopping is observed.    Areas Housing Critical  Facilities (CF)  Topics: What are critical facilities, why it is important to protect a CF, what are special  needs, why these facilities may need special attention  Outcomes: Additional approval of CF neighborhoods, possible volunteering at CF’s,  importance of reporting flooding adjacent to CF     Areas of Concentrated  Senior citizens:      Topics: The importance of having flood insurance, how to be prepared in advance of  hurricane season, having help ready if you are physically challenged or cannot  move quickly to avoid a storm, awareness of elderly services such as County’s  Special Needs Program.  Outcomes: Senior citizens better prepared and protected, more flood insurance coverage  purchased by senior citizens, services aware of senior citizens and specific needs.    Low Income Areas:  Topics: Affordability of Preferred Risk Policies outside of the SFHA, the availability of  potential financial assistance, the County’s Special Needs Program, Benefits of  the CRS Program   Outcomes: More FIood Insurance coverage, better prepared citizens, more access to  assistance programs, enhanced knowledge for citizens on how to protect  themselves in advance  Areas with basements:  Topics: 50 % rule and filling in basements, if rule exceeded  Outcomes: Knowledge of rule, better protect structure to reduce losses     Entire Community  Topic: Free Flood Protection Advice Service for Residents    Identify Outreach Projects to Convey the Message, and Examine All Other Public Information   Initiatives     The Committee is currently discussing the various methods or types of outreach projects most beneficial to  the community and the target areas.  Existing means and methods of communicating to convey the target  messages are also being discussed.  The Committee will consider a multi‐media approach, based on the wide  variety of programs already in place in the community.    Media such as written materials, PSA’s, neighborhood presentations, issuing press releases, radio outlets,  individual or common web sites, and other media sources are being considered.    Not wanting to limit the available resources, the Committee has agreed to use any and/or all such outlets,  depending on the particular situation, whether it is pre‐storm conditions, pre‐hurricane season, post‐storm  recovery, or dates corresponding to changes in the federal program, such as Biggert Waters 2012, and  Homeowners Insurance Affordability Act.*    During the Committee’s first year of existence, four outreach projects listed below have been identified as  being most beneficial to the target audiences:      Outreach Project  Target Audience   Person Responsible         For Implementing  One‐page fact sheet   Entire community   FA    Door hangers   Structures with basements  FA    One‐page mailout  Chronically flooded area  FA    Coconut Cay   Presentations at Crime Watch Crime Watch and Assoc. Groups FA  And Homeowners Assoc. meetings    Implement, Monitor and Evaluate the Program     The Committee will meet at least annually to monitor the implementation of the various projects.  The  Committee will also assess whether outcomes were achieved, or if changes to the project are needed to  improve the message.  Projects also may be “shelved” if better or more economic projects are developed.  An  Evaluation Report will be created each year based on the findings of the Committee.  This Annual Report will  be sent to Council for review, and will be included in the City’s annual recertification.    Other Items to Discuss and Make Recommendations at Committee Meetings     Best way to publicize the map information service provided by the City.  This includes a few words on  each topic and that EC’s are available in the community.   FRP preparation and implementation package and if it is best way to reach out before a flood   Hazard disclosure – what are we doing and is it effective (annual evaluation)   Include information on the City’s Flood Awareness webpage   Discuss the extra four topics to apply as extra credit under PPI   Discuss the property protection advice service the city has.  Include information on possible sources of  financial assistance and have ready to give to the public    Other Important Topics for Public Outreach     Hurricane Preparedness ‐ Have a hurricane plan that shows what to do before the hurricane (shutters,  important papers, contacts, etc.); Know your storm surge planning zones and evacuation routes;  lubricate and check your shutters early; familiarize yourself with the yearly hurricane predictions   General preparedness  ‐ Inventory your home’s furnishings, gather receipts, bag important papers;  make copies of important papers and send to someone out of the hurricane zone; elevate important  antiques; Organize insurance and mortgage contacts   Basement flooding ‐ Do you have a pump to pump out water away from the structure?  Have you ever  had a structural inspection of the basement to detect cracks, movement of soil, or collapse of the  basement? Does your rain gutter system drain stormwater away from the foundation?  Does the pitch  of the lawn go away from the house?  Is anything important stored in the basement?   Flood education ‐ Create presentations for school children about the dangers of flooding; mention  relevant topics in these presentations; Career day…?   Public resources ‐ The availability of free city services such as flood protection assistance, map  information, and insurance information.   Flood Response Preparation ‐ The City has formulated messages and methods of sharing information  before, during and after a flood.  The types of messages and how they will be distributed are  mentioned in a separate part of the City’s outreach information.   Real estate agents’ brochures ‐ The Committee will review and approve any real estate agent’s  brochures to properly convey the Committee messages   Web site Information ‐ The City currently has flood protection information on its web site.  The  Committee will review the web site, and make recommendations for any other topics, and approve the  web site.    Flood Insurance Promotion     As part of this effort, the City’s Floodplain Administrator will assess the current level of flood insurance in the  City, including contents and renter’s coverage, and with the Committee’s assistance will devise a plan to  increase such coverage using the methods outlined in the PPI document, then implement said Plan.     Other Stakeholders Willing to Share the Message    The Committee has identified the following stakeholders who may agree to and endorse the flood protection  messages in this document:    Miami Dade County Regulatory and Economic Resources  Miami Dade County Office of Emergency Management  Miami Gardens Crime Watch Groups  South Florida Water Management District  Miami‐Dade County CRS Users Group  Surveyors and Mappers Society  Florida Floodplain Managers Association (FFMA)      Emails have been sent to these groups to gauge their interest.    *The objective of the Biggert Waters Act is to remove all subsidies to flood insurance policies.    **Repetitive loss property is defined by FEMA as a property where two or more flood Insurance loss claims of  $1000 or more have been filed within a ten year period.    FIRM (Flood Insurance Rate Maps) ‐ the maps used to delineate Residences and Businesses located in flood‐ prone areas.                Appendix A    List of Current Education and Outreach Efforts in Miami Gardens     Jazz in the Gardens   Coffee with the Cops   Adopt a Road   Greater Miami Gardens Chamber of Commerce   Crime Watch meetings   School presentations   Elder Affairs meetings   Crime Watch meetings   Career Day at elementary schools   CRS Users Group meetings   Town Hall meetings sponsored by Council members   Miscellaneous requests for stormwater presentations   Homeowners association meetings   Stormwater Operator classes    Sediment and Erosion Control Inspector Training and Certification Classes   Citizens Academy   Accessing Miami Gardens Permitting and Procurement Processes for Businesses   E‐Blast newsletter   Community Newsletter   “It Happens in Parks” newsletter published by Parks and Recreation Dept.                                    Appendix B    Flood Insurance Coverage Assessment and Improvement Plan    The PPI Committee is also in charge of creating a coverage assessment and improvement plan, to increase  coverage of flood insurance in targeted areas of the City.  This Plan is formatted according to the CRS Manual,  expiration date 2015.    Where does coverage need to improve?    The Committee, with the assistance of the FA, has identified four areas of concern that it believes could  benefit from an increase in flood insurance policies.  These areas are:    1.  Coconut Cay Development ‐ This is a recent development where, due to soil and geological problems,  the flooding during rainfall is initially severe. However, ponding recedes within 3‐4 hours. The initial  flooding remains of concern to the City.  The entire site is in a flood hazard area where roads are lower  than the base flood elevation.    2. Andover ‐ This is an older community with houses built in the early 1960’s. A review of an Elevation  Certificate showed the lowest floor is lower than the base flood elevation.  This is an area of concern  because of the 50% rule and its potential impact to the older residences in this area.  This community is  in a flood hazard area.    3. Basement residences ‐ There is a small area outside the floodplain where older residential structures  built in the 1960’s have three levels of elevations, including basements.  Given the City’s floodplain  management regulations include all flood risk zones, any damage or improvement to a percentage  greater than 50% of the structure’s value would require the Resident to abandon their basements.   Ensuring that Residents understand these rules and protect themselves accordingly, including buying  flood insurance, is an area of concern.    4. Riviera Trailer Park ‐ This trailer park has been designated as first to evacuate in the event of a high‐ wind or flood storm.  It is critical residents in this trailer park are aware of their hazard and the  importance of evacuation early in the process of an impending storm.    Policy Coverage in Areas of Concern    The FA has recently reviewed a list of over 23,000 flood insurance policies in the vicinity of Miami Gardens,  and has responded with corrections on the jurisdiction of over 5,000 policies.  Once the three areas of concern  are delineated on a map, this list will be reviewed again to determine how many policies are current in each of  the three targeted areas.      Determine Level of Coverage for Target Areas    The FA has asked the FEMA Insurance Division for details on the policies in the target areas.  Once these  details are received, the FA will review the lists to determine average coverage, amounts of content coverage  and renter’s coverage then compare these coverages to expected damage from the base flood.    Objectives of Coverage Improvement Plan    The objectives of the coverage improvement plan will be to improve numbers of policies purchased in the  target areas, add or increase the amounts of content coverage, and increase the number of renter’s policies  purchased.     Outcomes of Coverage Improvement Plan     The anticipated outcomes of the coverage improvement plan are the same as listed in the objectives of  coverage improvement plan.    Current Activities in Target Areas     Currently, outreach brochures are being sent to all four targeted areas.    Descriptions of Projects Planned    The City plans to create and distribute letters and door hangers to the target areas, specifying the singular  flood hazards each area possesses.   The FA will create the publicity, and assist in disseminating information.   Staff of the Public Works Department will assist in distributing information as needed.  Outreach for these  audiences will be staggered throughout the year. At least one outreach project will be distributed during the  rainy season.                              Appendix C    Flood Threat Warning and Response Plan    The City of Miami Gardens currently has a number of different ways to warn the public when threatening  weather occurs, and also has a response plan to protect the public if a flood occurs.     The National Weather Service (NWS) publishes flood warnings through various media outlets.  This media  includes Residents and Businesses of Miami Gardens.  The NWS has direct contact with the Office of  Emergency Management, which has the authority to approve any and all messages distributed by NWS.  OEM  has direct lines of communication with emergency managers of the municipalities, including Miami Gardens.    In addition, the City has a local radio station AM 970 which publishes weather information around the clock.   Special messages warning of flooding, flash flooding, or other specific messages can be transmitted through  this radio station.    The City of Miami Gardens also has a pre‐disaster response plan directed to removing obstructions before a  flood event occurs, and warning specific areas of the City should an event occur.  More information on this  Plan may be obtained through the City’s Public Works Department.    The committee is charged with reviewing these plans and procedures, and providing comments and/or making  recommendations to improve said Plan.                                            Drafted by: M. Gambino, CFM  Draft date: Revised 080414, 091814